Un evento si qualifica come evento di Protezione Civile quando ricorrono entrambe le condizioni di calamità in atto o prevista (naturale o connessa all'attività dell'uomo) e di popolazione esposta al rischio (potenziale pericolo, ma anche solo potenziale prolungato disagio). Al di fuori dei sopraindicati casi la segnalazione riguarderà molto probabilmente attività di competenza di altre strutture o di "incidenti" che devono essere gestiti dalle strutture di soccorso (VVF, 118, ecc.).
Il Sindaco, rappresenta l’Autorità locale di protezione civile, presiede il Centro Operativo Comunale (C.O.C.) ed unitamente ai vari soggetti che concorrono in una dichiarata fase di emergenza, dispone le necessarie azioni di contrasto/superamento, avvalendosi del supporto del Centro Operativo Intercomunale per gestire nel migliore dei modi le criticità del caso. L'Unione dei Comuni Valdichiana Senese UCVS esercita, in luogo e per conto di tutti i Comuni aderenti, le funzioni comunali di Protezione Civile in ambito comunale, di pianificazione di protezione civile e di coordinamento dei primi soccorsi nei 10 comuni di Cetona, Chianciano Terme, Chiusi, Montepulciano, Pienza, San Casciano dei Bagni, Sarteano, Sinalunga, Torrita di Siena e Trequanda.